一味違う会社になるステップアップ講座 1

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2014年11月19日 コラム番号:125

社内規程を作ろう

あなたの会社には組織図がありますか。あるいは業務分掌は明確になっていますか。
業務分掌というのは、業務機構を構成する組織単位が分担する業務内容のことで、簡単に言うとあなたの会社の部、課、係、店等で呼んでいる組織体制とそれぞれの役割のことです。
仕事を進める上で誰が何をいつまでに完了させるのかきちんと指示しないといけません。だた、それは社長であるあなただけが解っていれば良いことなのでしょうか。
そうではありませんね。所帯が大きくなるにつれて管理を任せることも必要になりますし、取引先や入社してきた社員にどんな会社なのかを説明する際に業務分掌や組織図を用いて話をしないと伝わるものも伝わりません。
それに毎回会社の体制を社長が口頭で説明するのは面倒です。

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業務分掌とは、会社組織の横(左右の関係)の分担領域を定めるもので、どの部署あるいは誰が何をするのかを定めます。
これに職制(上下関係)や職務・権限(仕事の奥行き)を加え、三方向から明確化することで組織と構成する担当者の役割を立体化にとらえることができます。
その意味において業務分掌をきちんと決めるということは企業組織の効率運営の面から大変重要であることをご理解いただけると思います。
 では、このような業務分掌規程を作るとどんなメリットがあるでしょうか。
まず、成文化することによって各組織単位ならびに各人別の業務分担が明確になります。
一見、当たり前のように思われるでしょうが、すべての企業において分掌内容が明確でることのほうが珍しいのではないのでしょうか。むしろ企業規模が小さくなるにつれ組織単位の業務分掌は不明確なところが多く、いわゆる何でも屋の番頭さん頼みになっているのが現実です。
もし思い当たる点があるなら、このような現状にしっかりメスを入れ、全社の組織単位ごとの分担面を明確にしてはどうでしょうか。
次に、各組織単位の業務分担を明確にすることによって、担当スタッフはもちろんのこと、関係するスタッフにとっても、その内容が正しく理解できることです。
 まず担当スタッフは自己の属する部署の業務内容を知り、また関連する他部署の業務を知ることによって、組織内における自己の立場が正しく理解できるのです。
自己の所管する業務内容を知るだけでは、組織全体における自己の位置関係は分からないものです。しかも、集団運営としての企業体は、全体と個人の位置関係が非常に重要になってきます。

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このことは関係するスタッフの場合においても同じことがいえます。関係する他部署の業務分掌を理解することによって、同じように他部署との業務上の連携性を客観的につかむことができるからです。
 最後に、業務分掌を明確にし、また規程として成文化することを通して、組織の合理化、業務運営の効率化等がはかれる点です。
 物事は、成文化しないで慣習的に理解し処理していく場合と、明確に文章に表現し、それに基づいて処理していく場合とでは、微妙な違いが出てきます。特にその対象となる内容が複雑になればなるほど影響は大きくなります。文章に表してみるとその内容が一目瞭然となり、相互の比較検討がもれなく徹底して行われるので、その結果、今まで気がつかなかった不合理や不具合、矛盾、欠点などを数多く見出すこともできるようになります。
 いきなり完璧なものなどは出来上がりません。まあまあとところで運用し始め、どんどん手直しをしていくなかでより良いものを作り上げていきましょう。

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